4 formas de Digitalizar Documentos Físicos sin Escáner

En la era de la transformación digital, la digitalización de documentos físicos es cada vez más importante. Pero, ¿y si no tienes escáner?. No hay problema, tal y como vamos a ver en este artículo.

Existen varias formas de digitalizar tus documentos físicos, como dispositivos OCR específicos, herramientas online e incluso aplicaciones móviles. En este blog exploraremos tres formas fáciles de digitalizar documentos físicos sin escáner. Así que, ¡manos a la obra!

1. Dispositivos OCR dedicados

Los dispositivos OCR dedicados son aparatos eléctricos que utilizan la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para escanear y digitalizar documentos físicos con fines de almacenamiento y recuperación. El OCR es un tipo de tecnología de visión artificial que utiliza algoritmos especiales para reconocer letras, números y símbolos de documentos en papel y convertirlos en texto digital.

Algunas de las ventajas de los dispositivos OCR específicos son:

• Pueden ahorrar tiempo y dinero. 

• Al automatizar el proceso de escaneado de documentos, las organizaciones pueden transferir rápidamente documentos en papel a formatos digitales que se pueden almacenar, buscar y recuperar de forma remota. 

• Esto facilita a las empresas el acceso, el análisis y el intercambio de información, lo que agiliza la toma de decisiones y mejora la eficiencia.

Para utilizar dispositivos OCR dedicados, tendrá que conectar el dispositivo a su PC e instalar el software necesario. Dependiendo del dispositivo, puede escanear documentos y capturar el texto, que luego se puede convertir a formatos digitales como PDF, Word, Excel y más. Algunos dispositivos vienen con funciones adicionales como procesamiento de imágenes, reconocimiento de colores y escaneado de códigos de barras.

Para obtener resultados óptimos, es importante asegurarse de que los documentos que se escanean no tienen suciedad ni polvo y de que las imágenes son claras y nítidas. Es aconsejable utilizar dispositivos con capacidades de escaneado de alta resolución y tecnología OCR avanzada para garantizar que los documentos escaneados sean precisos y de alta calidad. 

2. Herramientas Online

Las herramientas online son programas informáticos que permiten a los usuarios convertir documentos físicos en formatos digitales. Estas herramientas suelen estar basadas en la web y permiten a los usuarios convertir documentos físicos como papel, fotos y notas manuscritas en formatos digitales como PDF, archivos de Word y otros formatos editables. Estos formatos digitales pueden almacenarse y compartirse electrónicamente.

Las herramientas online son importantes para digitalizar documentos físicos porque:

• Permiten a los usuarios convertir rápida y fácilmente documentos físicos en formatos digitales. 

• Esto facilita el almacenamiento, el acceso y el intercambio de documentos. 

Por ejemplo, si una empresa tiene una gran colección de documentos en papel, puede utilizar herramientas online para convertirlos rápidamente a formatos digitales. Las herramientas online los hacen mucho más fáciles de gestionar y compartir. La digitalización de documentos permite a las empresas reducir su dependencia del papel, reduciendo así su impacto medioambiental.

Convirtamos un documento en texto digital:

Source: https://www.imagetotext.info/es/imagen-a-texto

Utilizar herramientas online para digitalizar documentos físicos es relativamente sencillo. En primer lugar, los usuarios deben encontrar una herramienta online que satisfaga sus necesidades. Una vez elegida la herramienta, puede empezar el proceso de conversión de documentos físicos en contenido digital. Veamos otro ejemplo:

Source: https://www.prepostseo.com/es/image-to-text

Suele consistir en escanear o fotografiar el documento físico y cargarlo en la herramienta en línea. 

La herramienta en línea convierte el documento en texto, que puede copiarse, almacenarse y compartirse. También puedes escanear documentos antiguos y de baja resolución gracias a la avanzada tecnología OCR de las herramientas online.

3. Aplicaciones móviles

Las aplicaciones móviles son una forma cada vez más popular de almacenar y organizar digitalmente documentos físicos. Con la llegada de los teléfonos inteligentes, las tablets y otros dispositivos, es más fácil que nunca acceder, almacenar y compartir documentos desde prácticamente cualquier lugar. 

Las aplicaciones móviles para digitalizar documentos físicos ofrecen la comodidad de poder acceder rápidamente a cualquier documento que necesites en cuestión de segundos.

Veamos un ejemplo:

Source: https://play.google.com/store/search?q=image%20to%20text&c=apps&hl=en&gl=US

Las aplicaciones móviles son importantes para digitalizar documentos físicos porque:

• Facilitan el acceso y el intercambio de documentos sobre la marcha.

• Con las aplicaciones móviles, puedes acceder fácilmente a los documentos desde cualquier lugar, incluso cuando estás lejos de tu ordenador.

• Puedes compartir fácilmente documentos con colegas, amigos o familiares e incluso almacenarlos de forma segura en la nube.

• Esto hace que sea mucho más fácil mantenerse al día con los documentos y proyectos importantes de una manera eficiente.

Utilizar aplicaciones móviles para digitalizar documentos físicos es relativamente sencillo. En primer lugar, tendrás que encontrar la aplicación adecuada a tus necesidades. Hay una gran variedad de aplicaciones disponibles, como las que se centran en escanear documentos y convertirlos a formatos digitales, así como aplicaciones diseñadas específicamente para compartir documentos.

Una vez que hayas encontrado la aplicación adecuada, puedes escanear o cargar tus documentos físicos en la aplicación. La aplicación los convertirá en formatos digitales editables. Así es como puedes guardar tu gran cantidad de archivos en unos instantes y olvidarte de la preocupación de extraviar o mezclar archivos.

4. Utilizar una cámara digital

Otra forma de digitalizar documentos físicos es utilizar una cámara digital. Las cámaras digitales ofrecen mejor calidad de imagen que la mayoría de las cámaras de los smartphones y son ideales para capturar documentos detallados como diagramas y gráficos. 

A continuación te explicamos cómo utilizar una cámara para hacer copias digitales de tus documentos. 

Paso 1: Limpia el documento

Asegúrate de que el documento está limpio y no tiene restos ni manchas.

Paso 2: Elige una buena ubicación

Elige un lugar con buena iluminación y un fondo liso. Asegúrese de que el documento está colocado sobre una superficie plana.

Paso 3: Tome la fotografía

Sostenga la cámara directamente sobre el documento y tome la fotografía. Asegúrate de que el objetivo de la cámara está paralelo al documento y de que la cámara se mantiene firme.

Paso 4: Transfiera la imagen a su ordenador

Transfiera la imagen a su ordenador utilizando un cable USB o un lector de tarjetas de memoria. Una vez que la imagen esté en el ordenador, podrás editarla y guardarla como archivo PDF o de imagen.

Paso 5: Guardar la imagen

Guarda la imagen como archivo PDF o de imagen. Después puedes guardarla en tu ordenador o en la nube. 

Una de las ventajas de utilizar una cámara digital es que tienes un mayor control sobre la imagen: Con una cámara digital, tienes más control sobre los ajustes de la imagen, como la apertura, la velocidad de obturación y la ISO. Esto puede permitirte capturar el documento de la mejor manera posible, incluso en condiciones de luz difíciles.

Además, las cámaras digitales suelen tener mayor resolución y mejor calidad de imagen que las cámaras de los smartphones, lo que puede dar lugar a imágenes más claras y detalladas del documento. 

Aunque los escáneres pueden ser caros, muchas personas que ya poseen una cámara digital disponen de una forma rentable de digitalizar documentos.

Las cámaras digitales pueden capturar imágenes de una gran variedad de tamaños y tipos de documentos, desde pequeños recibos hasta grandes planos. Esto las convierte en una herramienta versátil para digitalizar una amplia gama de documentos.

Conclusiones

Digitalizar documentos físicos sin escáner es una forma estupenda de ahorrar tiempo y dinero. Con los tres métodos descritos anteriormente, podrá digitalizar fácil y rápidamente sus documentos físicos sin escáner. 

Tanto si utiliza su smartphone como un navegador web, podrá convertir rápida y fácilmente sus archivos físicos y acceder a ellos en un formato fácil de usar.