La transformación digital es más un reto de gestión que la simple implantación de tecnología. Esa estrategia de gestión, para que sea efectiva, debe incorporarse al día a día de una empresa y ser asumida por toda la plantilla de trabajadores. Este es el primer mandamiento a la hora de digitalizar tu negocio y después has de elegir muy bien el software necesario para ello. Existe una amplia gama de programas orientados a todo tipo de negocios, como nos muestra ofi.es, incluso a medida, independientemente del negocio que gestiones.
El error de pensar que con una página web está todo resuelto sigue siendo, lamentablemente, lo más común dentro de un amplio espectro empresarial, más de lo que podamos imaginar. Una web puede ser punto y final de una determinada estrategia, pero el punto importante del proceso es entender cómo, de verdad, afectará a nuestro negocio. El reto de digitalizar una empresa es el reto a la productividad, porque si esta no existe, no es un proceso para digitalizar nuestro negocio, simplemente se trata de una moda.
Y la realidad es que, si se hace bien, la digitalización cambiará todos y cada uno de los procesos productivos. Desde la gestión de la cadena de suministro hasta la forma de atender a los clientes. Nada escapa a esta tendencia. Y no es ajena a ninguna industria: de la medicina a la producción de coches, todas estas actividades se están viendo modificadas por este proceso. Esto significa que las aplicaciones y la interconectividad son los verdaderos motores de este cambio, más que el hardware o las infraestructuras. Estamos asistiendo, pues, a una nueva manera de llegar a los clientes, producto de la enorme mejora productiva y organizativa que un buen software de gestión, por ejemplo, proporciona a cualquier negocio.
Encontrar nuestro lugar en esta «revolución digital» no es nada sencillo. Depende en gran medida de la industria donde estemos operando. Las ventajas y oportunidades varían en gran medida dependiendo del sector, pero debes tener claro que el valor de la digitalización tiene cuatro puntos fundamentales: conectividad, automatización de tareas manuales, mejora de la toma de decisiones e innovación en productos y servicios. El software, tal y como nos muestra www.ofi.es, no es el problema, es el paso intermedio, pero de gran peso, por eso, una vez que se tenga claro qué necesidades tenemos, hay que ponerse en manos de profesionales, que nos aconsejarán de la mejor manera sobre el software necesario. Pero, ¿qué puntos hemos de tener claro?:
- Visión
- Cultura Digital
- Procesos y Tecnología
- Comunicación Digital
- Competencias Digitales
- Modelo de Negocio
- Productos y Servicios
Para poder traspasar nuestro negocio al entorno digital, debemos digitalizar los documentos de la empresa. Trasladar toda la documentación a un entorno online permite tener la información ordenada, centralizada y disponible, para poder acceder a ella siempre que se requiera. Este paso es esencial.
En segundo lugar debemos contar con un gestor documental que organice, filtre y nos dé información sobre nuestra facturación es imprescindible para la digitalización de toda empresa. Y es que...¿Por qué tener documentos físicos en carpetas, si puedes tener tu información digitalizada y obtener información del negocio con datos actualizados?. Esta es la clave de utilizar un Software para llevar la gestión documental de la empresa, que te permita centralizar y tener en orden tu información así como filtrar la información según las preferencias, para poder obtener información actualizada en tiempo real de nuestra empresa.
El Programa de Facturación, por ejemplo, actúa como gestor documental mediante la creación de ingresos y gastos, almacenando en la nube toda la información de nuestra empresa de forma segura, para que podamos acceder a ella dónde y cuándo queramos.
Todas estas funciones son extrapolables a cualquier negocio, ya sea hostelería, hoteles, automoción, fabricación de maquinaria, franquicias, etcétera.
Es imprescindible abarcar un foco lo más amplio posible en el proceso de transformación. Un enfoque más estrecho puede dejar nuestro negocio con evidentes vulnerabilidades que, pasado el tiempo, son más complicadas de subsanar. Para sacar todo el valor de la digitalización es necesario invertir proporcionalmente al valor aportado en procesos, personas y tecnologías alineando los objetivos del negocio, de las personas y de los modelos de forma acorde. Una vez tengamos un estudio profundo de nuestras necesidades, podemos comenzar a elegir las herramientas, pero, como hemos dicho antes, dejándonos guiar por los expertos.
